Как правильно визировать документы руководителю

Внутреннее согласование документов

Как правильно визировать документы руководителю

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз.

Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

  • руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
  • руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);
  • юридической службой;
  • заместителями руководителя организации;
  • службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

  • руководителем службы персонала;
  • главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);
  • руководителями заинтересованных подразделений;
  • юридической службой;
  • работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

  • исполнителем;
  • руководителем подразделения, подготовившего письмо;
  • руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;
  • заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

Процесс визирования документа

Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).

При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

Например:

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/6280-vnutrennee-soglasovanie-dokumentov

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

В§        Р“осударственным стандартом Респу­блики Беларусь (РЎРўР‘) 6.

38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь.

Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

В§        РџСЂРёРјРµСЂРЅРѕР№ инструкцией РїРѕ делопро­изводству РІ министерствах, госкомитетах Рё РґСЂСѓРіРёС… центральных органах управления, учреждениях, организациях Рё РЅР° предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета РїРѕ архивам Рё делопроизводству Республики Беларусь РѕС‚ 23 мая 1995 Рі. в„– 13 (далее — Примерная инструкция РїРѕ делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.

38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г.

№ 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента.

РџСЂРё визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция РїРѕ делопроизводству  рекомендует располагать РІРёР·С‹ РЅР° оборот­ной стороне последнего листа документа  (Рї. 2.3.11), С‚.Рє. РїСЂРё размножении Рё рассылке РєРѕРїРёР№ документа РІ РґСЂСѓРіРёРµ организации РІРёР·С‹ РЅР° РЅРёС… РЅРµ воспроизводятся.

Р’ исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся РІ организации (так называемые  «отпуски»). Р’РёР·Р° оформля­ется РїРѕ тем же правилам, что Рё РїСЂРё согласова­нии внутренних документов.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования, который прилагается к визовому экземпляру и в последующем хра­нится вместе с ним в деле.

Статьи в рубрике

Разъяснение по порядку внесения изменений в трудовые договоры (контракты) с работниками в связи с проведением деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь [№ 7 (186), июль 2016]

О повышении пенсионного возраста [№ 5 (184), май 2016]

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2006/6/559

Как правильно визировать входящие документы

Как правильно визировать документы руководителю

Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г.

│ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ » » 20 г. │ │ Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем.

В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх.

N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении … … … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.
п. производится по каждому виду раздельно.

Важно

Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Рассылка новостей журнала «отдел кадров»

Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности.

Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта.

Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

  • в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
  • в их адрес имеются поручения;
  • из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией.

Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.

Регистрация входящих документов

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Документы заверяют печатью предприятия. Правила визирования документа Визирование — это своеобразный контроль качества документов.

Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Порядок согласования и визирование проекта документа

Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить.

Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист.

Внимание

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Оформляем визу на кадровых документах

При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа.12.4.

Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом.

Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков.12.5.

Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа. А как у вас? Мы обратились с вопросом к работодателям:кто в вашей организации наделен правом визирования документов?Юлия Ермакова, инспектор отдела кадров (г.

Хабаровск)У нас таким правом наделяются все начальники отделов. Соответствующий пункт мы включили в их должностные инструкции.

Кто и какие документы визирует По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:— руководитель подразделения, подготовившего документ;— исполнитель, подготовивший документ;— руководители заинтересованных подразделений;— руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);— заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;— руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;— руководитель юридической службы или юрист.Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности.

Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений. Организация работы Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами.

В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект.
Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу.

Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел.

Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ.

Они визируют приказы о приеме работников в свои подразделения, переводах, отпусках, премировании.А вот штатного юриста у нас пока нет, хотя его виза на кадровых документах необходима.Алла Любавина, менеджер по персоналу (г. Новороссийск)Все договоры, как хозяйственные, так и трудовые, у нас визирует главный бухгалтер.

На приказах по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) предусмотрена виза директора по правовым вопросам.

СоветСоставьте перечень документов, подлежащих визированию в вашей организации, а к каждому документу — список должностных лиц, которые должны его визировать. Такой перечень можно оформить в виде приложения к инструкции по делопроизводству. На стр. 46 представлен фрагмент перечня, в который вошли приказы по личному составу.

Ориентируясь на этот образец, вы можете составить перечень всех визируемых документов вашей организации.

Источник: https://advokat-na-donu.ru/kak-pravilno-vizirovat-vhodyashhie-dokumenty/

Организация работы директора с документами

Как правильно визировать документы руководителю

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник. Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель.

Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы.

Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари».

Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность. Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

Сбор и подача документов на рассмотрение

Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника.

Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть).

Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись.

При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня. Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

  • входящие документы;
  • документы кадрового делопроизводства;
  • внутренние документы и проекты исходящих документов.

Обратите внимание!

В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п.

Входящие документы должны быть просмотрены в день поступления. Среди них могут быть запросы проверяющих и контролирующих организацию государственных органов, содержащие довольно короткие сроки исполнения, тянуть с рассмотрением которых нельзя, или письма от физических лиц, порядок обращения с которыми регулируется специальным законодательством.

Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации.

Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками.

Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

Внутренние документы и проекты исходящих писем – самая «безопасная» категория из рассматриваемых нами, но это не означает, что они могут подождать. Не могут: именно они обеспечивают производственные и бизнес-процессы компании.

Учитывать ли переданные руководителю на рассмотрение и подпись документы? Если да, то как?

Лучше учитывать. К сожалению, у помощника не всегда есть на это время, но статистика неумолима: чем больше документов поступает в приемную, тем выше вероятность того, что рано или поздно один из них потеряется. По закону подлости это обязательно будет нечто очень важное и с трудом подлежащее восстановлению.

Учитывать документы, переданные директору на подпись, можно и вручную.

Не обязательно разрабатывать для этого специальную табличную форму, тем более выдумывать отдельную систему нумерации (последнее не только бессмысленно, но и вредно), – достаточно толстой тетради и шариковой ручки.

В тетрадь секретарь коротко запишет идентификационные данные документа (или проекта документа), а когда директор вернет стопку бумаг – отметит каждую из них галочкой и укажет, кому этот документ или проект передан.

Если документ поступил после того, как директор получил свою папку «На подпись», то он будет ждать следующего дня. Эту позицию помощнику придется отстаивать жестко, чтобы приучить коллег к дисциплине.

Исполнители должны знать: если документ должен попасть к директору сегодня, то принести в приемную его нужно до 16 часов, и ни минутой позже. Это не прихоть помощника, а распорядок рабочего дня первого лица организации.

Руководитель не может отвлекаться на каждый документ, в норме он уделяет им время один раз в день.

Рассмотрение документов

Помощник должен знать позицию директора по разным вопросам деятельности организации. Это один из маркеров его профессионализма, ведь грамотный помощник может предсказать мнение своего шефа относительно любого производственного вопроса. Фундамент этого знания – совместное рассмотрение документов, во время которого помощник:

  • получает информацию обо всех актуальных проблемах и задачах организации;
  • при необходимости в режиме реального времени получает от руководителя задания, что сделать по тому или иному вопросу;
  • может немедленно вызвать или соединить директора с кем-то из работников, что значительно ускоряет решение текущих задач;
  • имеет время для того, чтобы отметить рассмотренные директором документы в своей учетной тетради или блокноте и тем самым гарантировать то, что они не потеряются.

Передача документов исполнителям

Если есть возможность, то постановку задач, регистрацию и передачу документов исполнителям помощник должен делегировать делопроизводителям или другим секретарям. Иначе в распорядке рабочего дня помощника образуется значительный перекос в сторону ДОУ, а эта деятельность (как бы важна она ни была) –лишь одна из составляющих его расписания.

Рассмотренные руководителем документы можно разделить на две части:

1) те, по которым нужно поставить задачи исполнителям (возможно, взять на контроль);

2) те, что нужно просто передать их авторам для дальнейшей работы.

Вероятно, многие из документов второй группы предварительно нужно будет зарегистрировать.

Приоритет в обработке – за документами, которые будут поставлены на контроль и отправятся исполнителям в качестве заданий. Документами другой группы можно заниматься, когда удастся выкроить для них пару часов или по запросу исполнителя, явившегося за переданным директору документом.

Для документов, которые готовы и могут быть переданы исполнителям, рекомендуется завести специальные лотки или шкаф (полку) с секциями. Каждая секция будет соответствовать конкретному структурному подразделению, работники которого сами приходят и забирают свои документы.

Располагаются такие шкафы обычно в канцелярии или в специально выбранном и огороженном помещении компании, где ограничен доступ посторонних. В приемной первого лица организации им, конечно, не место.

Так ли срочно, как кажется?

Далеко не каждый документ, который исполнитель принес в приемную бегом и со словами: «Подпишите у директора, это очень срочно!», нужно немедленно нести на подпись.

Как показывает опыт, очень часто срочность обусловлена не тем, что без этой подписи встанет производство, а тем, что сегодня – последний день исполнения документа, и если автор не зарегистрирует его до конца дня, то получит «просрочку».

Помощник, во-первых, должен знать, какие документы и темы являются действительно важными и срочными, а во-вторых, внимательно просматривать каждый документ, который принесли директору на рассмотрение или на подпись.

Перечень срочных и проблемных вопросов всегда оговаривается с директором, а единый порядок подачи срочных документов на подпись устанавливается для всех исполнителей и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Взаимодействие с канцелярией

Если помощник руководителя не единственный воин на полях делопроизводства и в компании есть канцелярия или сотрудник, который отвечает за прием документов, очень важно определить с ним порядок взаимодействия в некоторых ситуациях, в частности:

  • при поступлении письма со сроком, который истекает сегодня или завтра;
  • при поступлении срочного документа тогда, когда директор уже получил свою папку «На подпись»;
  • при краткосрочном или долговременном отсутствии помощника.

Если руководителей несколько…

Распространенная практика на российских предприятиях: на несколько топ-менеджеров приходится всего один помощник, который должен поддерживать документационное обеспечение деятельности каждого из них[1]. Выше мы описали примерный сценарий поведения помощника генерального директора. Если же помощник один, а директоров несколько, то действовать приходится по-другому.

Предлагаем помощнику вспомнить старый, несколько хамоватый, зато действенный принцип: «Вас много, а я одна». Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

В этой ситуации помощнику рекомендуется подойти к каждому из подопечных директоров и оговорить с ним желаемую форму работы. У каждого из руководителей собственный стиль управления: один привык начинать каждое утро с оперативного совещания, за час до которого он рассматривает поступившие документы, чтобы можно было задать все вопросы подчиненным сразу же на планерке.

Второй живет в вечном цейтноте, и у него нет целого часа на рассмотрение документов, зато он может подписывать по несколько документов в течение дня… Все эти особенности и требования нужно собрать и учесть, после внести в единый график передачи документов на подпись.

График можно повесить на стене в приемной или в канцелярии – там, где стоят лотки или боксы для сбора документов директоров этой приемной (см. Пример).

Все остальные принципы работы с документами тандема «директор–помощник» остаются прежними, и количество директоров на одного секретаря уже не играет особой роли.

Помощник должен по минимуму участвовать в сборе документов на рассмотрение/подпись и распределении рассмотренных дел и по максимуму – в самом процессе.

К сожалению, при работе с несколькими руководителями помощнику не удастся присутствовать при рассмотрении документов каждым из них – не может же он раздвоиться. Но если есть возможность, то поучаствовать нужно, хотя бы по очереди – чтобы быть в курсе происходящего и помогать оперативно решать вопросы.

Если помощник руководителя изначально работал с генеральным директором, а потом получил других «топов», что называется, в нагрузку, то о приоритетах и говорить нечего: в первую очередь исполняются поручения генерального директора, а уже потом, по остаточному принципу, – его заместителей или директоров по направлениям. Просрочки и нехватка времени помощника на всех директоров здесь неизбежны, поэтому это не самый эффективный способ организации работы приемной.

Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например:

7. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции

[…] 7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству).

7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно:

– генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00);

– директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня;

– финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00;

– главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00;

– директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.

7.20. Документы, требующие немедленного рассмотрения, могут быть переданы Руководству немедленно после передачи в приемную.

Приведем блок-схему процесса передачи документов на рассмотрение руководителю. В условной организации, в которой происходит этот процесс, помимо помощника работает делопроизводитель. В отсутствие делопроизводителя его функции выполняет помощник.

 

[1]Подробнее см.: Юдакова М.А. Между молотом и наковальней, или Что делать, если у вас два начальника? // Секретарь-референт. 2011. № 9. С. 13–15.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2016/dir_doc/

Визирование документов – это что такое? Правила визирования

Как правильно визировать документы руководителю

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация.

Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им.

Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов.

Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура.

Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки.

Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности.

Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист.

Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте.

Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же.

Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям.

Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой.

Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше.

Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием.

Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет.

Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

  • должность;
  • подпись;
  • расшифровка Ф.И.О.;
  • дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта.

Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов.

Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной.

Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О.

и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше.

Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту.

И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго.

Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

Источник: https://FB.ru/article/272950/vizirovanie-dokumentov---eto-chto-takoe-pravila-vizirovaniya

Закон для всех
Добавить комментарий