Регистрация документов

10.2. Общие правила регистрации документов

Регистрация документов

Организация и технологии документационного обеспечения управления
ДелопроизводствоРаздел: Экономика

Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требую­щие ответа и исполнения, не регистрируются.

В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых до­кументов.

Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рек­ламные письма; поздравительные письма и телеграммы; при­глашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с по­метой «лично»; копии нормативных документов, постановле­ний и распоряжений государственных органов; информаци­онные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получа­ет свой регистрационный номер. У входящих документов он не сов­падает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократ­ность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регист­рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь.

В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация документов, в пер­вую очередь внутренних, может проводиться децентрализован­но по группам в тех отделах, где они создаются и оформляют­ся: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.

При этом внут­ренние документы должны регистрироваться в день подписа­ния или утверждения, входящие — в день поступления, исхо­дящие — в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступаю­щие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, при­нимающий документы, поступающие на имя организации, целе­сообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными реги­страционными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистраци­онную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• входящий регистрационный номер, присваиваемый доку­менту учреждением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему уч­реждением-отправителем ;

• автор (корреспондент) – тот, чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотре­ния документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руково­дитель каждое утро просматривает полученную корреспонден­цию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистраци­онную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, све­дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме­няются и дополняются.

При регистрации внутренних докумен­тов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпа­дающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отли­чие от входящего, имеется один регистрационный номер.

При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол­нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

  Регистрация документов. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как “запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт … bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm

  Контроль за исполнением документов. Регистрация документов

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий … bibliotekar.ru/biznes-60/22.htm

  ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Регистрация и учет документов

Регистрация и учет документов. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело … bibliotekar.ru/biznes-58/19.htm

Источник: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/128.htm

Регистрация документов

Регистрация документов

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетныхданных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,отправления или получения» [16, с.25].

Регистрация документов — этозапись необходимых сведений о документахс последующим проставлением на нихделопроизводственного индекса и датырегистрации. Она необходима для учета,контроля исполнения и поиска документов.

Правила организации регистрацииописаны в Государственной системедокументационного обеспечения управления[1] и Типовой инструкции по делопроизводству[2]. В обоих документах регистрациярассматривается прежде всего какпоисковая система по документаморганизации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционныхи автоматизированных картотек по всемумассиву документов организации.

Задачи регистрации не исчерпываютсятолько учетом документов. Так как врегистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается базаданных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрациисоздается информационно-поисковаясистема по всем документам Компании,которую затем можно использовать для справочной работы и контроля заисполнением документов1.

Регистрация документов являетсясоставной частью делопроизводственногопроцесса. Организация регистрациидокументов в значительной степениопределяет трудоемкость делопроизводственногопроцесса, надежность и быстроту нахождениядокументов, их сохранность, возможностьэффективного контроля их исполнения.

В учреждении регистрируют невсе, а наиболее важные документы.

При решении вопроса о целесообразностирегистрация основной критерий —содержание документов, вид документа,его подлинность.

Обязательно регистрируютдокументы, поступающие из вышестоящихорганов, центральных и местныхгосударственных, партийных и другихобщественных организаций и направляемыеим; письма депутатов Верховного и местныхСоветов, важнейшие внутренние документы— приказы, распоряжения, протоколы,планы, отчеты, докладные и объяснительныезаписки, справки и доклады, характеризующиеотдельные стороны деятельности учреждениялибо имеющие обобщенный характер,предложения, заявления и жалобы граждан,договоры, важнейшие письма вневедомственныхорганизаций. Обязательна регистрацияважнейших внутренних документов; ееотсутствие — типичный недостатокорганизации делопроизводства.

Часть документов, создаваемыхв учреждении и поступающих в него, нерегистрируется.

Это первичные документыбухгалтерского, материального истатистического учета и отчетности,поздравительные письма и телеграммы,проспекты, приглашения, прейскуранты,нормы расхода материалов, малозначительнаяпереписка по административно-хозяйственным,кадровым и другим вопросам, программы,повестки дня, извещения, наряды, заявки,а также документы, поступающие в копияхдля сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения [6,с.17]..

В каждом учрежденииделопроизводственная служба (канцелярия,секретарь) разрабатывает «Переченьдокументов, не подлежащих регистрациислужбой делопроизводства» (приложение1).

Перечень утверждает руководительучреждения, если он включает нерегистрируемуюдокументацию всего учреждения, или жеруководитель структурного подразделения,на документы которого он распространяется.В исполкоме Совета депутатов трудящихсяперечень нерегистрируемых документовутверждается секретарем исполкома.Перечень включается в инструкцию поделопроизводству как одно из ее приложений.

Документы регистрируют, какправило, централизованно, т. е. вседокументы — входящие, исходящие ивнутренние — регистрируются в одномместе. Централизация регистрационныхопераций позволяет сократить затратына их осуществление, эффективноиспользовать технические средства,специализировать делопроизводственныйперсонал, улучшить информационноеобеспечение руководства.

Децентрализованная регистрациядокументов допускается в учрежденияхI категории, а также в тех, которые имеюттерриториально обособленные структурныеподразделения и особые условия работы.

Это положение следует иметь в виду приорганизации регистрационных работ впроизводственных объединениях, в которыхчасть функций управления не централизуется.

Входящие в состав таких объединенийпроизводственные единицы могутрегистрировать документы самостоятельно.

В учреждениях с годовымдокументооборотом 100 тыс. документов иболее, где нельзя осуществитьцентрализованную регистрацию, важнейшуювнутреннюю документацию и перепискуруководства могут регистрировать вканцелярии, остальные документы — вструктурных подразделениях2.

Специализированную документацию(учетно-финансовую, арбитражную, кадровую,плановую) регистрируют в ряде случаевв соответствующих подразделениях:документы по личному составу — в отделекадров, финансовые, учетные и аналогичныеим — в бухгалтерии, арбитражные и исковые— в юридическом отделе, печатные издания— в библиотеке, месячные и квартальныепланы и отчеты — в плановом.

Документ регистрируют в учрежденииодин раз. Если сведения о документенеобходимы нескольким структурнымподразделениям, одновременно создаютнесколько регистрационных карточек,каждую из которых передают в соответствующееподразделение. В канцелярии, структурномподразделении или на рабочем местеисполнителя документ вторично нерегистрируют.

Для регистрации входящих,исходящих и внутренних документовприменяют однообразные регистрационныеформы — регистрационную карточку ижурналы.

Входящие документы регистрируютв день поступления в учреждение; исходящиеи внутренние — в день подписания.Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Для ускорения регистрационныхработ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппаратацелесообразно использовать парнуюрегистрацию писем по принципу«запрос-ответ».

При этом самостоятельноучитываются только инициативные письма(запросы), как входящие, так и исходящие.

Ответы на запросы как входящие, так иисходящие письма фиксируются врегистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативнымдокументам3.

На одной карточке фиксируютданные только о двух документах —запросе и ответе. Если перепискапродолжается, то все последующие письматем же методом парией записи, т. е.попарно, регистрируют на новых карточках.Карточки и документы получаютрегистрационный индекс первогоинициативного письма.

При регистрации документовиспользуют справочные материалы: списокструктурных подразделений учрежденияс указанием их условных обозначений,фамилий руководителей и их телефонов;перечень подведомственных организацийс указанием их почтовых и телеграфныхадресов, фамилий руководителей изаведующих канцеляриями, номеров ихтелефонов; перечень постоянныхкорреспондентов с аналогичными данными,перечень документов, не подлежащихрегистрации; классификатор документовили участков (вопросов) деятельностиучреждения; список ответственныхисполнителей, которые согласно инструкциипо делопроизводству или другомураспорядительному акту могут подписыватьдокументы от имени учреждения илипредприятия с указанием их фамилий иномеров телефонов; номенклатуру дел;список служебных телефонов сотрудниковучреждения; справочники адресный иадминистративно-территориальногоделения; другие специальные справочники;инструкцию по делопроизводству; переченьдокументов, подлежащих обязательномуконтролю исполнения.

Регистрировать документы могутв одном или, как исключение, в несколькихструктурных подразделениях. При этомрегистрационные формы (журналы икарточки), формулировки регистрационныхзаписей, делопроизводственные индексыи схемы построения справочных карточекдолжны быть максимально однообразны.

При возможности названные элементыследует унифицировать в рамках одногоили нескольких учреждений.

Например,можно унифицировать структуру (рубрикацию) справочно-информационных картотекглавных управлений министерств, делопроизводственные индексы предприятийсистемы, на которых введены типовыеструктуры аппарата управления, и т.д.

Регистрировать документы долженопытный делопроизводственный работник,который знает делопроизводственныйпроцесс, функции учреждения и егоподразделений, состав документации,циркулирующей в учреждении, умеетвыделить и четко изложить основнуюмысль регистрируемого документа вслучае, если отсутствует его заголовок,владеет техникой машинописи.

Источник: https://works.doklad.ru/view/JFBHQboxuEk.html

Программы для бизнеса

Регистрация документов

Программа для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.

Программный продукт может быть доработан на заказ с учетом потребностей вашей организации.

Скачать бесплатную версию
«Регистрация документов организации 4.8»

Документация программы «Регистрация документов организации 4.8»

Купить программу«Регистрация документов организации»

• Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный

• Все сведения о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в Карточке соответствующего документа

• Формат номера документа Вы можете настроить так, как это принято в Вашем делопроизводстве

• Вы не забудете в ежедневной рабочей суете про контрольный срок не исполненного документа! И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется – программа напомнит Вам о них сама

• Оповещения получат только уполномоченные должностные лица: настройка оповещений производится для каждого пользователя. А еще есть возможность посмотреть напоминания в виде календаря!

• Для начала работы с программой Вам не придется вручную вводить документы за предыдущие годы – Вы сможете автоматически загрузить их из екселевского файла.

• Удобная командная работа над документами обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав. Доступ и работа с программой «Регистрация документов организации 4.

8» строго регламентированы: реализованы три уровня доступа в зависимости от разрешенных пользователю функций – административный, пользовательский и только для просмотра (без права внесения изменений).

Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа.

• Поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.

Скачать бесплатную версию

«Регистрация документов организации 4.8»

Документация программы «Регистрация документов организации 4.8»

Купить программу
«Регистрация документов организации 4.8»

• Ответственные за исполнение документов должностные лица будут вовремя уведомлены о поступлении к ним новых заданий – в программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним

• Ведение в одной программе документов любого количества фирм: вся информация по документам находится в одном месте, она доступна и удобно представлена

• Функция “Видеть только свои документы” позволить разделить документы между исполнителями, исключив возможность просмотра и исправления чужих документов.

• Интеграция с бесплатным сервером IP телефонии Asterisk (Астериск) позволит Вам моментально находить документы звонящего в базе еще до того, как Вы снимете трубку, совершать звонки прямо из карточек документов и вести архив записей разговоров с контрагентами, а режим “Диспетчерская” поможет аварийно-диспетчерским службам соблюдать изменения от 1 марта 2019 года в Правилах осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами

• Функция внутренней почты в программе позволит оперативно общаться сотрудникам, работающим с программой в разных офисах

• Есть возможность формирования произвольных документов по Вашим шаблонам, в результате внешний вид документов именно такой, как принято в Вашей компании – документы формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer

• Легко получить нужную информацию для анализа: программа обеспечит отбор информации по различным критериям и сформирует необходимые отчеты, можно выводить результаты поиска по отдельным полям журналов входящих, исходящих и внутренних документов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и преобразовывать их в удобный для дальнейшей обработки вид

• Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc). А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях

• Карточку каждого документа также можно вывести в Word (OO Writer), а затем отформатировать и вывести на печать. Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа.

• В версии для SQL Sever можно настроить опцию просмотра данных программы через браузер (веб клиент) – Вы сможете получать информацию о зарегистрированных документах из любой точки мира, в том числе на смартфоне или планшетном компьютере под управлением любой операционной системы

• Приложение для Android смартфонов в SQL версии позволяет в режиме реального времени уведомлять исполнителей о поступлении документов, а исполнителям дает возможность просматривать карточки документов и приложенные файлы и вносить информацию об исполнении

Скачать бесплатную версию
«Регистрация документов организации 4.8»

Документация программы «Регистрация документов организации 4.8»

Купить программу
«Регистрация документов организации 4.8»

Для ежедневного автоматического архивирования файловых версий программ по времени можно использовать бесплатную утилиту Автоматическое архивирование файлов.

Для установки бесплатной версии программы:

1. Скачайте установочный архив по ссылке https://www.araxgroup.ru/doks.exe и установите программу.

(Как установить программу «Регистрация документов организации 4.8»)

2. Далее следуйте инструкции, представленной в файле «Readme» в папке с программой.

*Поддержка продукта производится через Интернет.

Лицензия на 1 рабочее место стандартной (не SQL) версии программы предоставляется бесплатно, без ограничений.

Для приобретения дополнительных сетевых рабочих мест отправьте нам заявку на адрес This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , укажите в ней название Вашей компании, наименование продукта («Регистрация документов организации 4.

8») и количество дополнительных рабочих мест, и мы вышлем Вам договор и счет. Оплатите счет любым удобным Вам способом.После оплаты пришлите по адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

подтверждение платежа (копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежа), и мы вышлем Вам регистрационный код и код активации.Оригиналы документов (договор, акт приема-передачи прав использования, счет, накладная, лицензионное соглашение) отправляются по почте после оплаты.

Далее следуйте инструкции, представленной в файле «Readme» в папке с программой.

Цена программы «Регистрация документов организации 4.8»

Базовая версия – 1 рабочее место – Бесплатно

Дополнительные рабочие места (для совместной работы по сети):со 2-го до 5-го включительно – 4000 рублей за 1 рабочее местосо 6-го до 10-го включительно – 3000 рублей за 1 рабочее местос 11-го до 20-го включительно – 2000 рублей за 1 рабочее местос 21-го и больше – 1000 рублей за 1 рабочее место

Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены

Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:0+1*4000=4000 руб. Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:0+4*4000+1*3000=19000 руб. Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 руб.

* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет. При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.

* Срок действия лицензии не ограничен.

* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима “Диспетчерская” 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.

Для организаций, которым требуется повышенная надежность хранения данных и безопасность доступа к информации, закрытие несанкционированного доступа к данным, возможное встроенное шифрование данных, возможность использования web клиента для просмотра документов и андроид приложения для уведомления исполнителей о поступлении документов и контроля исполнения документов, есть версии программы Регистрация документов организации для Microsoft SQL Server и PostgreSQL.


Для приобретения программы “Регистрация документов организации
версия SQL:

1. Скачайте демоверсию программы (установочный файл MS SQL Server https://www.araxgroup.ru/dokssqld.exe и для PostgreSQL https://www.araxgroup.ru/dokssqlpgd.exe) и установите программу.

(Как установить программу «Регистрация документов организации 4.8»)

2. Отправьте нам заявку на адрес This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

, укажите в ней название Вашей компании, наименование продукта («Регистрация документов организации 4.8 версия MS SQL» или «Регистрация документов организации 4.

8 версия PostgreSQL») и количество рабочих мест, и мы вышлем Вам договор и счет.

3. Оплатите счет любым удобным Вам способом.4. После оплаты пришлите по адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. подтверждение платежа (копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежа), и мы вышлем Вам регистрационный код и код активации.Оригиналы документов (договор, акт приема-передачи прав использования, счет, накладная, лицензионное соглашение) отправляются по почте после оплаты.

5. Далее следуйте инструкции, представленной в файле «Readme» в папке с программой.

Цена программы «Регистрация документов организации 4.8 версия MS SQL»

Базовая версия – 1 рабочее место – 9000 рублей

Дополнительные рабочие места (для совместной работы по сети):со 2-го до 5-го включительно – 6000 рублей за 1 рабочее местос 6-го до 10-го включительно – 5000 рублей за 1 рабочее местос 11-го до 20-го включительно – 4000 рублей за 1 рабочее место

с 21-го и больше – 3000 рублей за 1 рабочее место

Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены

Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:9000+1*6000=15000 руб. Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:

9000+4*6000

+1*5000=38000 руб. Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:

9000

+4*6000+5*5000+10*4000+5*3000=113000 руб.

* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет.

При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.

* Срок действия лицензии не ограничен.

* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима “Диспетчерская” 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.

PostgreSQL – это свободно распространяемый SQL сервер, являющийся достойной альтернативой коммерческому Microsoft SQL Server, СУБД PostgreSQL является особенно актуальной для государственных учреждений в рамках соответствия политике использования российских программных продуктов.

Цена программы «Регистрация документов организации 4.8 версия PostgreSQL»

Базовая версия – 1 рабочее место – 10000 рублей

Дополнительные рабочие места (для совместной работы по сети):со 2-го до 5-го включительно – 7000 рублей за 1 рабочее местос 6-го до 10-го включительно – 6000 рублей за 1 рабочее местос 11-го до 20-го включительно – 5000 рублей за 1 рабочее место

с 21-го и больше – 4000 рублей за 1 рабочее место

Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены

Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:10000+1*7000=17000 руб. Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:

10000+4*7000

+1*6000=44000 руб. Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:

10000

+4*7000+5*6000+10*5000+5*4000=138000 руб.

* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет.

При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.

* Срок действия лицензии не ограничен.

* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима “Диспетчерская” 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.

Среди пользователей программы ГУП города Москвы «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов», АКБ “Русский Трастовый банк”, ООО “КБ Финанс Бизнес Банк”, Коммерческий банк “РБА”, ООО “Многопрофильная процессинговая компания”, ОАО «Центромашпроект», ОАО “Красногорский завод “Электродвигатель”, ГКУ РД «Дирекция единого госзаказчика-застройщика» города Махачкалы и многие другие.

* Соответствие рабочих мест Федеральному Закону № 152-ФЗ «О персональных данных»

Источник: https://araxgroup.ru/index.php/products/47-2019-04-02-09-42-36/105-registraciya-dokumentov-organizacii

Регистрация документов | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Регистрация документов

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов,

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск.

Журналы регистрации включает следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации по техническим причинам.

Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);информационные материалы, присланные в копии для сведения;поздравительные письма и телеграммы;прейскуранты;пригласительные билеты;программы конференций, совещаний;

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Образец:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

Источник: http://sekretar-eps.ru/?page_id=85

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Регистрация документов

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах.

Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций.

Где устанавливаются правила регистрации документов?

Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также  издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г.

Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6).

Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов:

централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

– децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в  структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

– смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система.

При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Когда регистрируются документы?

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления,  создаваемые – в день подписания или утверждения.

В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни.

Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов».

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость  указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Какие документы не регистрируются в службе делопроизводства?

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат  документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства.

Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.д.

Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено. В качестве примера приведем следующие перечни указанных документов.

Извлечение

из Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

(утверждена распоряжением главы города Липецка от 25.12.2006 № 4837-р)

Приложение

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Общем отделе

1. Телеграммы и письма с просьбой о продлении отпуска или командировки.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

5. Прейскуранты.

6. Технические условия.

7. Нормы и нормативы расходов.

8. Поздравительные письма.

9. Пригласительные билеты.

10. Документы по заключению коллективных договоров.

11. Бухгалтерские документы.

12. Планово-финансовые документы.

13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

14. Формы статистической отчетности.

15. Корреспонденция, адресованная работникам администрации с пометкой «лично».

Извлечение

из Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова

(утверждена постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 № 471А)

Приложение 1

 Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в канцелярии

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты.

4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения.

5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.

6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы.

7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного адреса.

8. Переписка внутри администрации города.

Следует отметить, что служба делопроизводства может не регистрировать документы и по другим основаниям, например если нарушены правила оформления документов.

На какие группы подразделяются регистрируемые документы?

Регистрация документа предполагает присвоение ему регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней.

В инструкциях по делопроизводству различных организаций количество и названия указанных групп документов может варьироваться. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.

2005 № 536) указано, что регистрация  документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Отдельно   регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной  власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска (утверждена распоряжением мэра города Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6) предусмотрены следующие классификационные группы:

– распорядительные документы(правовые акты мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации и т.д.);

– служебные документы  (вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения, городскую Думу корреспонденция);

– исходящие документы(запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации, так и в структурные подразделения администрации города);

– обращения (предложения, заявления, жалобы граждан);

– договоры (муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города).

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п) отдельно регистрируются:

– служебные письма от организаций;

– указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

– правовые акты Губернатора, Председателя Правительства Омской области и акты Законодательного Собрания Омской области;

– решения и постановления Омского городского Совета;

– документы для служебного пользования (ДСП);

– телеграммы;

– исходящая корреспонденция.

Что обозначают буквенные индексы в номерах распорядительных документов?

В регламентах и инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления наблюдаются некоторые терминологические различия при описании документов, фиксирующих управленческие решения.

Эти документы могут обозначаться и как правовые акты (нормативные правовые акты), и как распорядительные документы. Следовательно, нет единства и в названиях разделов, посвященных регистрации этих документов.

Вместе с тем существуют общие требования описания таких документов. Рассмотрим некоторые из них.

Регистрация осуществляется по группам распорядительных документов (например, по постановлениям, распоряжениям, приказам и т.д.).

Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов.

Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания). Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распорядительного документа.

Различия наблюдаются в принятых системах нумерации распорядительных документов.

Так, распоряжениям главы администрации города Саратова присваиваются порядковые регистрационные номера: по основной деятельности – с буквой “р” (например, 236-р), по личному составу – с буквами “лс” (например, 132-лс).

Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям – номер с индексом “-р”, распоряжениям по личному составу – номер с индексом “-рл”, распоряжениям о командировании работников – номер с индексом “-рк”.

Развернутая система аббревиатур, дополняющих порядковые регистрационные номера распорядительных документов, закреплена в Регламенте Правительства Москвы (утверждена постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП). Распорядительные документы имеют следующие обозначения:

указы Мэра Москвы – “УМ”;

распоряжения Мэра Москвы – “РМ”;

постановления Правительства Москвы – “ПП”;

распоряжения Правительства Москвы – “РП”;

распоряжения заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы – “РЗМ”;

распоряжения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы – “РР”;

приказы руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы – “КПР” (приказы по личному составу), “ДПР” (приказы по основной деятельности).

Следует отметить, что буквенные индексы используются не только в регистрационных номерах распорядительных документов.

Так, договорам, подписанным Правительством Хакасии, присваивается порядковый номер с индексом “д” или “дх”, если договор носит хозяйственный характер (Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия, утвержденная постановлением Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006 № 337).

Как регистрируются совместные документы?

На документах, составленных совместно несколькими органами (должностными лицами), указывается единая дата

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2007/pravila_registracii/

Закон для всех
Добавить комментарий