Транспортные расходы на доставку рабочих до места работы и обратно

Доставка сотрудников на работу на арендованном авто. Как отразить в учете?

Транспортные расходы на доставку рабочих до места работы и обратно

СИТУАЦИЯ

Подразделение производственной организации расположено за чертой города. Рабочий день у одной части сотрудников начинается в 8.00, у другой — в 9.00, у третьей — в 11.00. До места работы раз в день ходит только один рейсовый автобус. Время прибытия его на ближайшую остановку от места работы (1 км) — 12.00.

По причине того, что время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам нужно явиться на работу, компания своими силами организовала доставку сотрудников на работу.

Для этого организация арендовала у своего штатного сотрудника (водителя) микроавтобус . Место, время сбора персонала и маршрут следования определены графиком доставки.

Также в организации имеются документы, подтверждающие, что доставка работников к месту их работы общественным транспортом невозможна.

Стоимость топлива, списанного для осуществления доставки работников организации, составила 200 руб. Сумма арендной платы за микроавтобус в месяц составляет 350 руб. (без НДС). Заработная плата, начисленная водителю, осуществляющему данные перевозки, — 360 руб. Отчисления в ФСЗН от заработной платы водителя составили 122,4 руб., отчисления в Белгосстрах — 2,16 руб. .

Организация является местом основной работы для водителя. Детей (иждивенцев) у него нет.

Арендная плата и заработная плата (за вычетом всех удержаний) перечислены работнику на банковскую карточку.

Затраты по доставке сотрудников учитываются в составе общепроизводственных затрат и в конце месяца списываются в состав управленческих расходов.

РЕШЕНИЕ

Таблица бухгалтерских записей

операцийДебетКредитСумма,руб.Документ
Бухгалтерские записи:
— по начислению арендной платы за микроавтобус
Отражена стоимость аренды микроавтобуса, используемого для доставки работников2573350Договор аренды,акт пользования имуществом
— по начислению иных расходов по доставке сотрудников (топливо, зарплата и отчисления от нее)
Списана стоимость топлива, израсходованного на доставку работников к месту работы2510-3200Карточка учета расхода топлива,акт на списание топлива
Начислена заработная плата водителю2570360Расчетная ведомость
Начислены страховые взносы в ФСЗН от зарплаты водителя (360 x 34%)2569122,4Бухгалтерская справка-расчет
Начислены страховые взносы в Белгосстрах от зарплаты водителя (360 x 0,6% (условно))2576-22,16Бухгалтерская справка-расчет
— по удержанию из доходов работника подоходного налога и взносов в ФСЗН
Удержан подоходный налог с суммы зарплаты и суммы арендной платы за микроавтобус (360 x 13%)7068-446,8Бухгалтерская справка-расчет,расчетная ведомость,расчетно-платежная ведомость
Удержан подоходный налог из дохода работника от сдачи в аренду микроавтобуса (350 x 13%)7368-445,5Бухгалтерская справка-расчет,расчетная ведомость,расчетно-платежная ведомость
Удержаны взносы в ФСЗН с суммы зарплаты (360 x 1%)70693,6Бухгалтерская справка-расчет,расчетная ведомость,расчетно-платежная ведомость
— по списанию общепроизводственных затрат в состав управленческих расходов в конце месяца
Списаны общепроизводственные затраты, связанные с управлением организацией, в состав управленческих расходов в конце отчетного месяца (350 + 200 + 360 + 122,4 + 2,16)90-5251034,56Бухгалтерская справка-расчет
— по выплате работнику зарплаты и суммы арендной платы за микроавтобус
Работнику на банковскую карточку перечислена сумма арендной платы за минусом удержанного подоходного налога (350 — 45,5)7351304,5Платежное поручение,выписка банка по расчетному счету
Работнику на банковскую карточку перечислена сумма зарплаты за минусом всех удержаний (360 — 46,8 — 3,6)7051309,6Платежное поручение,выписка банка по расчетному счету
———————————Учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат .

ОБОСНОВАНИЕ

Подтверждение производственной необходимости в доставке

В нашем случае производственная необходимость в доставке вызвана тем, что время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам нужно явиться на работу.

Для обоснования данной технологической особенности необходимо документальное подтверждение, например:

— график работы организации, где указано время начала и окончания рабочих смен;

— письма (справки) транспортных организаций о маршрутах, остановках, расписании движения транспорта, из которых усматривается, что доставка работников к месту их работы общественным транспортом невозможна;

— документы, свидетельствующие об использовании арендованного транспорта для перевозки работников до работы (договор аренды, акт об использовании имущества (микроавтобуса));

— документы, подтверждающие выплату работнику арендной платы за использование микроавтобуса (выписка банка, платежное поручение);

— документы по начислению и выплате зарплаты водителю, осуществляющему доставку сотрудников (расчетная ведомость, расчетно-платежная ведомость, выписка банка, платежное поручение);

— и другие.

Гражданско-правовые отношения нанимателя и работника

С целью использования личного движимого имущества работника (микроавтобуса) в своей деятельности наниматель вправе заключить с работником гражданско-правовой договор аренды такого имущества .

В таком случае наниматель выступит арендатором микроавтобуса, а работник — арендодателем.

Отметим, что по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Арендатор (наниматель) обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату) .

Бухучет

В бухучете расходы на доставку работников, носящие производственный характер, являются расходами по текущей деятельности, связанными с управлением организацией.

Для обобщения информации о затратах, связанных с обслуживанием и управлением структурными подразделениями основного и вспомогательных производств организации предназначен счет 25 «Общепроизводственные затраты» .

Следовательно, затраты по доставке сотрудников производственного подразделения на работу отражают по дебету счета 25 и кредиту счетов (субсчетов):

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на стоимость аренды микроавтобуса для доставки работников;

— 10-3 «Топливо» — на стоимость топлива, израсходованного на доставку работников к месту работы;

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на сумму заработной платы начисленной водителю;

— 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — на сумму страховых взносов в ФСЗН, начисленных от зарплаты водителя;

— 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» — на сумму страховых взносов в Белгосстрах, начисленных от зарплаты водителя .

По окончании месяца расходы по доставке списывают в состав управленческих расходов. В учете составляют запись по дебету субсчета 90-5 «Управленческие расходы» и кредиту счета 25 .

Суммы удержанного подоходного налога из доходов работника (зарплата и арендная плата) отражают по дебету счета 70 (73) и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» .

На сумму удержанного взноса в ФСЗН из зарплаты работника составляют проводку: дебет счета 70 — кредит счета 69 .

Выплата работнику суммы заработной платы на банковскую карточку отражается по дебету счета 70 и кредиту счета 51 «Расчетные счета». На выплату арендной платы составляют проводку: дебет счета 73 — кредит счета 51 .

Налог на прибыль

Расходы на доставку работников, вызванные производственной необходимостью и документально подтвержденные, учитываются при налогообложении в составе затрат .

Следовательно, в нашем случае при налогообложении прибыли в составе затрат учитываются затраты на доставку сотрудников на работу, а именно: арендная плата, стоимость топлива, зарплата и отчисления от нее.

Подоходный налог

С арендной платы и зарплаты водителя. Арендная плата за использование микроавтобуса, а также сумма заработной платы в общеустановленном порядке признаются объектом обложения подоходным налогом .

Наниматель, выплачивающий работнику арендную плату и зарплату, признается налоговым агентом и обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму подоходного налога .

В отношении доходов в виде арендной платы и зарплаты применяется ставка подоходного налога в размере 13% .

Налоговая база подоходного налога определяется ежемесячно как денежное выражение подлежащих налогообложению доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных) .

Так, напомним, если по месту основной работы доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом, за текущий месяц не превысит 620 руб., то ему положен стандартный налоговый вычет в размере 102 руб. .

В нашей ситуации месячный доход работника превышает 620 руб. (710 руб. (360 руб. + 350 руб.) > 620 руб.). Следовательно, работник не имеет права на применение данного стандартного налогового вычета. Также отметим, поскольку у сотрудника нет детей (иждивенцев), то нет оснований и для применения соответствующего стандартного налогового вычета на детей (иждивенцев).

Таким образом, в текущем месяце в налоговую базу по подоходному налогу включается доход в размере 710 руб. (сумма арендной платы (350 руб.) и заработной платы (360 руб.)). С указанных сумм организация удерживает подоходный налог в размере 13% и перечисляет его в бюджет.

С суммы, затраченной организацией на доставку. Следует обратить внимание, что сотрудники доставляются на работу бесплатно (расходы на доставку несет организация: аренда, топливо, зарплата, отчисления). Будет ли это расцениваться как натуральный доход, полученный работниками, который подлежит обложению подоходным налогом?

На этот счет отметим следующее. НК содержит прямую норму, согласно которой доходы работников в натуральной форме, полученные от доставки их к месту работы и обратно как собственным транспортом, так и наемным (за исключением стоимости услуг по перевозке автомобилями-такси), не признаются объектом налогообложения подоходным налогом .

Взносы в ФСЗН, Белгосстрах

На сумму, затраченную организацией на доставку. Расходы организации по доставке работников, связанные с производственной необходимостью, не являются объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах, поскольку не представляют собой выплату в денежном и (или) натуральном выражении, начисленную в пользу работающих граждан .

На сумму арендной платы. Арендная плата, причитающаяся работнику за сдачу имущества в аренду, не облагается страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах.

Связано это с тем, что при заключении с физическим лицом договора гражданско-правового характера обязательному страхованию подлежат лишь те из них, кто работает по договорам, предметом которых является оказание физлицом услуг, выполнение им работ и создание объектов интеллектуальной собственности .

По договору аренды имущества нанимателю во временное пользование (временное владение и пользование) за плату предоставляется имущество , в связи с этим сумма арендной платы не подлежит обложению страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах.

На сумму заработной платы. Заработная плата является объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах .

Источник: https://ilex.by/dostavka-sotrudnikov-na-rabotu-na-arendovannom-avto-kak-otrazit-v-uchete/

Доставляем сотрудников на работу/с работы. Налоги и бухгалтерский уче

Транспортные расходы на доставку рабочих до места работы и обратно

Когда предприятие расположено на краю света или режим его работы такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (уехать домой после ее окончания) нереально, чуть ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — организовать их доставку до работы и обратно.

Благо вариантов такой доставки предостаточно. Можно, например, обзавестись для этих целей собственным транспортным средством (автобусом, микроавтобусом), нанимать перевозчика, компенсировать работникам стоимость проезда общественным транспортом/такси или собственным авто.

Давайте же выясним, какие налоговые последствия ожидают при этом как само предприятие, так и его работников.

Начнем с НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Доставляем работников собственным транспортом

НДФЛ и ВС. Если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу/с работы, то формально у них возникает доход в виде дополнительного блага (абзац «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Но (!) если доставка не персонифицирована (т. е. когда работодатель не отслеживает, кто из работников воспользовался услугами перевозчика, а кто решил уйти домой на своих двоих☺), то о доходах конкретных работников не может быть и речи.

А значит, НДФЛ в этом случае не удерживается.

Соответственно ВС также удерживать не нужно (см. табл. 1 на с. 22).

ЕСВ. К большой радости, его тоже нет.

Ведь расходы на перевозку работников к месту работы (как собственным, так и арендованным транспортом) не включаются в фонд оплаты труда (за исключением зарплаты водителей) (п. 3.21 Инструкции № 5).

Доставляем работников с помощью перевозчика

Предположим, что ваш перевозчик — частный предприниматель.

Если он работает на общей системе налогообложения, то, чтобы не облагать его доход НДФЛ, ВС и ЕСВ, вам придется заручиться копией документа, который подтверждает госрегистрацию такого лица как субъекта предпринимательской деятельности и в котором указаны виды его деятельности (т. е. извлечения из ЕГР с видами деятельности).

А вот для неудержания НДФЛ и ВС с дохода единоналожника достаточно наличия сведений о нем в Реестре плательщиков единого налога (см. консультацию налоговиков в подкатегории 107.12 БЗ).

Так что, если находите «своего» ЧПЕНа в Реестре плательщиков единого налога, удерживать НДФЛ и ВС из суммы выплачиваемого ему вознаграждения за предоставленные услуги не нужно (см. табл. 1 на с. 21). В противном случае облагаете такой доход в общем порядке как доход обычного физлица.

Но для неудержания ЕСВ с дохода единоналожника копию извлечения из ЕГР с указанием видов его деятельности все равно получать необходимо.

Это может быть печатная копия бумажного извлечения, распечатка электронного извлечения или электронная копия электронного извлечения.

Не забывайте, что сумму выплаченного предпринимателю-перевозчику дохода придется указать в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «157».

Таблица 1. Учет расходов на доставку работников

№ п/п хозяйственной операцииБухгалтерский учетСумма, грн.
ДтКт
Доставка работников служебным транспортом
1Приобретение/использование ГСМ
1.1Выданы средства под отчет для покупки ГСМ3723012400
1.2Получены ГСМ от подотчетного лица (составлен авансовый отчет)2033722000
1.3Отражен налоговый кредит по НДС (на дату подачи авансового отчета)641/НДС372400
1.4Списаны ГСМ на расходы (на основании путевого листа)91, 93, 949203600
2Начисление амортизации транспортного средства
2.1Начислена амортизация транспортного средства за месяц91, 93, 949131500
3Начисление зарплаты водителю
3.1Начислена заработная плата водителю за месяц91, 93, 9496614500
3.2Начислен ЕСВ (4500 грн. х 22 % : 100 %)91, 93, 949651990
3.3Удержаны:
— НДФЛ (4500 грн. х 18 % : 100 %)661641/НДФЛ810
— ВС (4500 грн. х 18 % : 1,5 %)66164267,50
3.4Уплачены:
— ЕСВ651311990
— НДФЛ641/НДФЛ311810
— ВС64231167,50
3.5Выплачена зарплата водителю на карточный счет в банке (4500 грн. – 810 грн. – 67,50 грн.)6613113622,50
Доставка работников перевозчиком-ФЛП* (в том числе единоналожником**)
1Составлен акт предоставленных услуг91, 93, 9496312700
2Перечислены перевозчику средства в оплату транспортной услуги6313112700
* Предположим, что предприниматель-перевозчик предоставил необходимые документы, которые позволяют не удерживать с его дохода НДФЛ, ВС и ЕСВ. ** В нашем примере единоналожник — неплательщик НДС.

Компенсируем работнику стоимость билетов/талонов

Для компенсации работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси понадобятся подтверждающие документы (билеты, талоны, чеки пополнения карточек метрополитена, квитанции об оплате проезда и т. п.).

Ясно как белый день, что такие расходы — персонифицированные и будут для работника налогооблагаемым доходом. Каким именно? Считаем, что зарплатой. Ведь п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 считает сумму компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) одной из составляющих оплаты труда.

Но если возможность такой компенсации не указана в утвержденном на предприятии документе, устанавливающем перечень зарплатных выплат (в разделе «Оплата труда» колдоговора, трудового договора, заключенного с работником), есть вероятность, что налоговики при проверке будут настаивать, что такая компенсация для целей НДФЛ является допблагом на основании п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ.

Важно! Поскольку выплата «компенсационного» дохода будет производиться в денежной форме, то в базу налогообложения он войдет без увеличения на натуральный коэффициент, а на руки работник получит сумму компенсации за вычетом НДФЛ и ВС. Да-да! ВС с такой выплаты также придется удержать.

В форме № 1ДФ компенсацию-зарплату отражайте в общей сумме зарплаты, начисленной работнику за отчетный квартал, с признаком дохода «101».

Если же вы не готовы согласиться с налоговиками и признать компенсацию допблагом для целей НДФЛ, то в Налоговом расчете отразите ее с признаком дохода «126».

А вот для целей ЕСВ сумма компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) — однозначно зарплата (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449). Следовательно, от начисления ЕСВ никак не уйти.

Пример.Оклад инженера отдела автоматизированных систем управления производством — 5800 грн. В соответствии с Положением о заработной плате, утвержденным на предприятии, всем работникам инженерно-технического отдела предприятия компенсируются расходы на проезд общественным транспортом.

Фактическая сумма компенсации проезда составляет 512,20 грн.

В бухгалтерском учете компенсацию работнику стоимости проезда отражаем так, как показано в табл. 2.

Таблица 2. Учет компенсации работникам стоимости проезда

№ п/п хозяйственной операцииБухгалтерский учетСумма, грн.
ДтКт
1Начислена работнику заработная плата за месяц (5800 грн. + 512,20 грн.)916616312,20
2Начислен ЕСВ (6312,20 грн. х 22 % : 100 %)916511390,66
3Удержаны:
— НДФЛ (6312,20 грн. х 18 % : 100 %)661641/НДФЛ1136,20
— ВС (6312,20 грн. х 1,5 % : 100 %)66164294,68
4Уплачены:
— ЕСВ6513111390,66
— НДФЛ641/НДФЛ3111136,20
— ВС64231194,68
5Перечислена сумма зарплаты (с учетом суммы компенсации) на картсчет работника6613115081,32

Компенсируем работнику стоимость ГСМ

Часто работники добираются на работу на личном транспорте. В такой ситуации работодатель вполне может компенсировать работнику стоимость ГСМ.

С НДФЛ, ВС и ЕСВ дела в этом случае обстоят так же, как и в случае компенсации работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси (см. предыдущий раздел).

Расходы на доставку в учете предприятия

Налог на прибыль. Объект обложения налогом на прибыль благодаря п.п. 134.1.1 НКУ полностью базируется на бухгалтерском финрезультате.

А в бухучете расходы на перевозку работников к месту службы и обратно предприятие признает в том отчетном периоде, в котором их осуществило. Их отражают по дебету счетов 91 «Общепроизводственные расходы», 93 «Расходы на сбыт», субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

И не беспокойтесь о хоз/нехозокраске этих затрат — сейчас она важна далеко не всегда

По крайней мере если речь не идет об основных средствах, которые в случае нехозяйственности использования нужно переводить в непроизводственные.

Но даже в дореформенное время контролеры полностью соглашались с хозяйственностью «перевозочных» расходов предприятия*, правда, если:

1) необходимость таких перевозок предусмотрена коллективным или трудовым договором;

2) в наличии есть документы, подтверждающие связь такой перевозки с хоздеятельностью налогоплательщика. Имеются в виду: приказ руководства предприятия, путевые листы и т. д.

(при перевозке собственным транспортом), договор о предоставлении услуг по перевозке, акт приема-передачи услуг или любой другой документ, подтверждающий фактическое предоставление услуг (при перевозке сторонним лицом — перевозчиком).

НДС. Приобретение предприятием ГСМ и/или услуг сторонних организаций по перевозке для своих работников с НДС в НДС-учете сопровождается отражением налогового кредита (п. 198.2 НКУ).

Нужно ли предприятию по таким приобретениям начислять «компенсирующие» налоговые обязательства согласно п. 198.5 НКУ? По нашему мнению, нет.

Конечно, если такая «соцпакетная» мера предусмотрена в коллективном договоре. И хотя она может быть неперсонифицированной (например, в случае аренды автобуса и т. п.

), такие расходы все равно следует рассматривать как связанные с хозяйственной деятельностью.

А как мы уже сказали выше, аналогичную точку зрения ранее занимали и налоговики, обращая внимание, что расходы на перевозку работников предприятия до места работы можно считать связанными с хозяйственной деятельностью. При условии, что необходимость таких расходов предусмотрена коллективным или трудовым договором, а также при наличии документов, подтверждающих такую связь.

Если же речь идет о компенсации работникам стоимости проезда и такая компенсация предусмотрена коллективным или трудовым договором в разделе «Оплата труда», то в целях налогообложения прибыли эти суммы попадают в расходы предприятия без каких-либо разниц, а в целях НДС проходят мимо и налогового кредита, и налоговых обязательств.

Ну вот, с доставкой работников на работу/с работы разобрались. Хорошо бы теперь позаботиться и о физической форме сотрудников. Как раз об этом — наша следующая статья.

выводы

  • Если доставка не персонифицирована, то о доходах конкретных работников не может быть и речи.
  • Компенсация работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси имеет зарплатную «окраску».
  • Суммы компенсации работникам ГСМ включаются в фонд оплаты труда.
  • Расходы на перевозку работников связаны с хозяйственной деятельностью предприятия, а поэтому при их осуществлении не нужно начислять «компенсирующий» НДС согласно п. 198.5 НКУ.

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2017/october/issue-82/article-31125.html

Расходы на доставку сотрудников до места работы и обратно в бухучете

Транспортные расходы на доставку рабочих до места работы и обратно

В бухучете расходы на доставку сотрудников до места работы и обратно отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ.

Если организация доставляет сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам.

В налоговом учете затраты можно учесть в составе расходов на оплату труда, только если доставка обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора)

Способы доставки сотрудников

Некоторые организации довозят своих сотрудников от местожительства (сбора) до места работы и обратно.

Чтобы доставить сотрудников на работу и обратно, организация может использовать:

  • собственные автомобили;
  • арендованные автомобили.

Кроме того, организация может воспользоваться услугами транспортных компаний.

Бухучет

В бухучете расходы на доставку сотрудников до места работы и обратно отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (в торговых организациях – на счете 44 «Расходы на продажу»).

В зависимости от способа, которым организация доставляет сотрудников на работу и обратно, в бухучете выполните проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 10 (02, 70, 68, 69…)
– отражены расходы на доставку сотрудников собственным автотранспортом;

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76, 73)
– отражены расходы на доставку сотрудников привлеченным (арендованным) транспортом.

НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников до места работы и обратно. Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств

Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.

Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г.

№ 03-04-06/6715, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778,от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008, Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007, Уральского округа от 29 января 2008 г.

 № Ф09-9195/07-С2).

Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г.

№ 03-04-05/6-728, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Доходы у сотрудников возникают независимо от того, предусмотрена их доставка трудовым(коллективным) договором или нет.

Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Однако обязанности налогового агента по НДФЛ у организации возникают, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42).

Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на доставку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г.

№ 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).

Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ).

При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г.

№ 28-11/109498.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации. Организация не использует вахтовый метод

Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет доставка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства.

Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е.сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников.

При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.

1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.

Если организация доставляет сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам.

Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Ведь стоимость услуг по доставке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами.

Кроме того, перевозка происходит в рамках трудовых отношений с сотрудником. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждается в письме Минтруда России от 13 мая 2014 г.

№ 17-4/ООГ-367 и письме ФСС России от 14 апреля 2015 г. № 02-09-11/06-5250. Судьи согласны с чиновниками (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10).

Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

ОСНО: невахтовый метод

По общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Так, затраты на доставку сотрудников можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:

  • обусловлены технологическими особенностями производства;
  • предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Данный порядок установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда, при условии что это предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Аналогичный вывод следует из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 18 марта 2015 г. № 03-03-06/14664, от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778.

Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства

Таким обоснованием могут быть, например:

  • удаленность организации от населенных пунктов;
  • использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.

Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.

При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.

Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.

Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Такие выводы можно сделать на основании положений статьи 252, пункта 25 статьи 255, пункта 26статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/118928-rashody-na-dostavku-sotrudnikov-do-mesta-raboty-i-obratno-v-buhuchete

Перевозка работников к месту работы с места жительства и обратно в соответствии с частью 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге

Транспортные расходы на доставку рабочих до места работы и обратно

  • Лицо, работающе на основании трудового договора

Специальными льготами не считаются расходы на перевозку работников с места жительства к месту работы и обратно, если:

  1. использование общественного транспорта не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств

  2. работник с ограниченными возможностями здоровья не имеет возможности пользоваться общественным транспортом, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности

  3. работодатель организует для работников, работающих на основании трудового договора, перевозку на транспортном средстве, в котором не менее 8 посадочных мест или на автобусе в значении Закона о дорожном движении

  4. место жительства работающего на основании трудового договора работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы

Поскольку налоговая льгота не распространяется автоматически на все расходы, понесённые работодателем для организации перевозок между местом жительства и местом работы работников, то необходимо определить соответствие понесённых расходов принципам, установленным в части 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге.

С 1 января 2020 года расходы на билеты в общественном транспорте, используемом для перевозки работников между местом проживания и местом работы, не облагаются налогом в качестве специальной льготы.
 

Организованная работодателем перевозка работников

Для применения налоговой льготы необходимо вести учёт, на основании которого можно установить все существенные для применения налоговых льгот факты. Для применения данного положения существенную роль играет содержание понятия «использование общественного транспорта при разумных затратах времени и денежных средств».

Неразумные затраты времени и денежных средств могут быть обусловлены следующими обстоятельствами:

  • у работника отсутствует возможность добираться до работы общественным транспортом, так как рабочий день начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт уже не работает (как в случае работы по сменам, так и в ситауции, когда имеют место сверхурочные работы);

  • место работы расположено на территории, куда нет доступа общественному транспорту;

  • общественный транспорт доступен, но могут возникнуть нерациональные затраты времени и денежных средств в случае, когда при использовании общественного транспорта нет прямого маршрута между работой и домом, и нужно делать многочисленные пересадки.

    Могут быть ситуации, когда расписание автобусов таково, что использование общественного транспорта сопровождается неразумными затратами времени (работник должен значительно раньше начала рабочего дня прибыть на работу или, после окончания рабочего дня может значительно позже вернуться домой, или значительные затраты времени в сравнении со временем, потраченным на весь путь, возникают в связи с пересадками, или характер работы таков, что невозможно использовать гибкий график начала или окончания рабочего времени).

Определяющим не может быть то обстоятельство, что преодоление пути на общественном транспорте в сравнении с использованием легкового автомобиля значительно медленнее.

Сравнение не делается между временем, затрачиваемым на преодоление пути общественным транспортом или легковым автомобилем, сравнение основывается на обычном времени, проведённом на общественном транспорте (например, если имеет место маршрут по городу, тогда следует учитывать, что при преодолении расстояния 10 км гораздо больше времени тратится при использовании общественного транспорта, чем при езде на автобусе междугородних линий по шоссе). Известно, что при движении общественный транспорт совершает остановки, поэтому время, затраченное на остановки, само по себе не может считаться неразумным расходом времени в предложенных обстоятельствах. Поэтому при оценке разумности затрат времени сравнение только с самыми быстрыми возможными средствами передвижения (например, легковой автомобиль, самолёт) неуместно. В случае сравнения с более быстрым транспортным средством налоговая льгота распространилась бы на большинство действующих в Эстонии работодателей, однако целью данного положения было предоставление налоговых льгот тем работодателям, которые организуют перевозку работников, имеющих ограниченные возможности трудоустройства (в частности в сельских районах), а прибытие на находящееся в другом регионе рабочее место связано с необоснованными затратами времени и денежных средств, которые обусловлены недостаточно хорошей организацией общественного транспорта.
 

Льготы для работников с ограниченными возможностями

У работодателя есть возможность платить работнику с ограниченными возможностями здоровья компенсацию в связи с использованием личного моторного транспортного средства для поездок между местом жительства и местом работы, если невозможно использовать общественный транспорт, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности.

Установленные при использовании личного легкового автомобиля условия и ограничения действуют и в отношении используемого лицом с ограниченными возможностями здоровья личного моторного транспортного средства: предельная не облагаемая налогом ставка возмещения, выплачиваемая одному лицу, составляет, при ведении учёта поездок — 0,30 евро за километр, но не более 335 евро в календарный месяц на каждого выплачивающего возмещение работодателя. Компенсацию за использование личного моторного транспортного средства лицу с ограниченными возможностями здоровья можно выплачивать только в случае, если легковой автомобиль или моторное транспортное средство не находится в собственности или во владении работодателя.

Поездки между местом жительства и местом работы можно компенсировать только при ведении учёта. Если учёт не ведётся, то нет возможности выплачивать не облагаемые налогом компенсации при использовании моторного транспортного средства.
 

Использование личного легкового автомобиля

Если работнику компенсируются расходы на поездку до места работы в связи с использованием личного легкового автомобиля, так как от его места жительства до места работы невозможно к началу рабочего дня добраться общественным транспортом, тогда если работодатель желает компенсировать в календарном месяце без налогообложения до 335 евро, то следует исходить из порядка компенсации расходов, связанных с использованием личного легкового автомобиля, что означает, что следует вести учёт поездок, связанных с выполнением рабочих заданий, в т. ч. и поездок домой/на работу.

Для подтверждения фактических расходов порядок компенсации расходов не требует представления работодателю документов, подтверждающих расход.

Дополнительно к компенсации не предусмотрена дополнительная компенсация расходов на топливо, и если расходы на топливо компенсируют, то имеет место специальная льгота.

Однако можно компенсировать без налогообложения расходы на оплату парковки, если парковка была связана с выполнением рабочих заданий.

Использование легкового автомобиля работодателя для перевозки работников

Если преодоление пути дом-работа-дом на общественном транспорте не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств, тогда данные поездки считаются связанными с предпринимательством, и данные расходы не считаются специальной льготой.

Обязанность вести дневник поездок или подобный учёт отсутствует, но в каждом конкретном случае налогоплательщик должен иметь возможность доказать и обосновать тот факт, что поездка работника по маршруту дом-работа-дом не считается специальной льготой. Решение правления коммерческого объединения о том, что коммерческое объединение покрывает транспортные расходы на проезд работника по маршруту дом-работа-дом, не является достаточным обстоятельством для применения налогового освобождения.

Если нет возможности использовать легковой автомобиль для личных поездок, и легковой автомобиль работодателя используется исключительно для предпринимательских целей (в т. ч. и для совершения поездок по маршруту дом-работа-дом, если они связаны с предпринимательством), тогда следует сделать соответствующую отметку в Департаменте шоссейных дорог.
 

Перевозка работника, работающего на основании трудового договора

Дополнительно к выше перечисленному для перевозки работника, работающего на основании трудового договора, применяются дополнительные налоговые льготы.

У работодателя есть возможность выбрать:

  1. Использовать для перевозки работников по маршруту дом-работа-дом автобус или транспортное средство, в котором не менее 8 посадочных мест. Расстояние между местом жительства работника и местом работы не является определяющим (это значит, что перевозку работников можно осуществлять на автобусе и в пределах одного населённого пункта).

  2. Использовать находящийся в собственности или во владении работодателя легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  3. На основании расходных документов компенсируются расходы на транспорт вне зависимости от вида транспортного средства, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  4. Работник использует личный легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

Если работодатель и работник договорились, что работник будет использовать личный легковой автомобиль, тогда у работодателя есть возможность выбрать:

  • компенсировать поездки по маршруту дом-работа-дом на основании постановления, регулирующего порядок учёта поездок и выплаты возмещения при использовании личного легкового автомобиля (на основании дневника поездок, не более 335 евро в месяц) или

  • на основании расходных документов (чеки на приобретение топлива).

Данное положение распространяется также и на работников, которые едут на работу, например, из Киева в Таллинн.
 

Декларирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля в части, превышающей предельную норму, декларируется в приложении 4 декларации TSD, которая представляется к 10 числу следующего месяца. Налоговая обязанность со специальной льготы платится в обычном порядке на основании декларации TSD.

В декларации INF 14 работодатель должен отражать суммы компенсаций фактически выплаченных работнику в течение календарного года за использование личного легкового автомобиля на основании учёта поездок, в т. ч. и декларируемые в качестве специальной льготы. Декларация INF 14 представляется к 1 февраля следующего календарного года.
 

Налоговая обязанность

Налоговая обязанность возникает, если компенсация за использование личного легкового автомобиля при совершении поездок по маршруту дом-работа-дом (поездка связана с предпринимательством) выплачивается свыше предельной нормы.

1. Является ли оплата поездки с работы домой в ночное время на такси специальной льготой, если этого требует работа?

Если из-за режима работы работник не может использовать общественный транспорт для преодоления пути дом-работа или работа-дом, тогда покрытие документально подтверждённых расходов работника не рассматриваться в качестве специальной льготы.

2. Считается ли специальной льготой использование легкового автомобиля работодателя для совершения поездок на работу и с работы, если работник живёт в месте, куда не ходит общественный транспорт? Какие документы должны быть оформлены для подтверждения этого обстоятельства?

Если место работы находится в месте, где нет общественного транспорта, или если расписание общественного транспорта не совпадает с режимом работы, тогда можно использовать автомобиль работодателя для поездок между местом жительства и работой. Однако в данном случае при необходимости следует доказать налоговому управляющему, что ко времени начала работы невозможно было на общественном транспорте добраться до работы и после работы вернуться домой.
 

Источник: https://www.emta.ee/ru/dohody-rashody-oborot-pribyl/specialnye-lgoty/legkovoy-avtomobil/perevozka-rabotnikov-k-mestu-raboty

Закон для всех
Добавить комментарий